? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?共青科技职业学院文件材料立卷归档规范
为规范学校文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》?《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》和《江西省档案管理条例》等有关规定，制定本规范。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第一章?总?则
第一条??立卷归档原则
（一）归档的文件材料应齐全、完整，必须对学校和社会当前与长远?具有参考作用、凭证作用和研究价值。
（二）归档的文件材料必须反映学校和单位的真实情况和各项活动的?全过程，保证完整、准确、系统。
（三）归档的文件材料必须遵循问题、时间、重要程度和文件材料的?自然形成规律，保持它们之间的有机联系，并适当考虑各种文件材料的不?同特点和成套性，使案卷便于保管利用。
第二条??归档的主要内容和重点
（一）归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、?仪器设备、出版、外事、财会等方面。
（二）党群、行政档案归档的重点以本校在党群、行政管理活动中形?成的不同载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。上级机关针对学校的人或事的发文或者是指令性、指导性文件、通知、批复等，?应视为本校文件归档。
（三）教学档案归档的重点是本校在教学管理和教学实践各个环节活?动中形成的不同载体的文件材料。
（四）科研档案归档的重点是本校承担的科研项目（课题）在科研准?备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载 体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
（五）基建档案归档的重点是本校项目建设各个阶段形成的不同载体?的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
（六）设备档案归档的重点是本校仪器设备（价值?1?万元以上的）在?其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成?的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
（七）外事档案归档的重点是本校在重大涉外和国际合作项目、留学?生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
（八）财会档案归档的重点是本校在财务管理和会计活动中形成的不?同类型的具有长期保存价值的文件材料。
（九）出版档案归档的重点是本校在编辑出版图书、刊物、报纸、音?像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料，尤其是出版物本身。
（十）声像载体档案归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载?体材料，尤其是声像载体材料的原件。
第三条??归档立卷要求
（一）立卷单位兼职档案人员，应根据本单位文件材料的形成规律，?编制出分类类目，主动做好文件材料的收集积累，并按类目分别存放，以?便查找利用和立卷。
（二）文件的形成，必须符合文书处理的基本要求，禁止使用红墨水、?纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等书写，所有字迹不得超过装订线，原?则上要求用计算机打印。
（三）凡应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，?必须打印成纸质材料，推荐使用?A4?纸，并连同U盘或光盘一起立卷归档。
（四）归档材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良、?书绘工整、声像清晰、规格统一、签章完备，符合规范和标准。
第四条??立卷分工
（一）综合性收文，分别由党办和校办立卷归档；专业性的或具体业?务性的收文，由各承办部门立卷归档。
（二）以党委、学校名义对外发文及全校性、综合性文件材料，分别?由党办、校办立卷归档。
（三）以职能部门、二级学院名义的发文，由职能部门、二级学院立?卷归档。
（四）党委和学校行政召开的代表大会、成员会、扩大会、办公会所?形成的材料，分别由党办、校办立卷归档。
（五）校内单位以党委和学校行政的名义召开的全校性或专业性会议?所形成的材料，由主办部门立卷归档。
（六）校内各单位向党委或行政的请示、报告及相应的批复、批转的?原件，分别由党办、校办立卷归档；请示、报告的原稿及批复、批转的复?制件，由报文单位作为资料保存。
（七）两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门负责立卷归档??,?非主办部门作为资料保存。与外单位合作完成的项目，若我校为负责单??位，经办部门、二级学院须负责归档一套完整的档案；若我校为协作单位?,?则只归档与承担任务有关的部分。
（八）立卷归档涉及多个校内部门的，由主管职能部门归档，其他部?门向主管职能部门集中材料。
（九）各临时机构、撤销机构形成的文件材料，应在机构撤销前将尚?未整理的文件材料及时立卷归档，并将其全部档案及时按规定移交接收单 位。
（十）学校领导代表学校参加校外上级机关主管部门召开的重要会议?的发言稿和在校内的重要讲话稿，分别由党办和校办收集归档。
（十一）重要的人民来信来访材料（记录、批复、复信等），由承办?单位立卷归档。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第二章?文件材料的分类组卷
文件立卷分类流程图： 文件材料—> 分年度—>分类别—>分问题—>分保管期限。
第五条??运用文件材料名称、作者、时间、地区等特征分类组卷。
（一）会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、?一会数卷或数会一卷；
（二）人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映?的问题组合；
（三）统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数?量，可组成一卷或数卷；
（四）在学校管理和业务活动中形成的业务文件、调研材料等，一般?按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。
（五）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
（六）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
（七）科研文件材料，根据每个研究课题的材料多少，可组成一题一?卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告、论文、?专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理?组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶?段依次系统整理组卷。
（八）基建文件材料，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文?件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷。
（九）仪器设备文件材料，可每台设备组成一卷或数卷。将最能反映?设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、?订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余?设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
（十）出版类文件材料，以出版物名称立卷，一刊组成一卷或数卷，?期刊视情况几期一卷。注意分清年度，不可混年立卷。
（十一）财会文件材料，按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证?按时间顺序整理，组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料，不能放在?一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。
（十二）其他文件材料，可根据具体情况进行组合。
?第六条??根据文件材料主题或类型组卷。
（一）同一主题或同一类型的文件材料应组合在一起。当同一主题或?同一类型的文件材料较多时，可以分成数卷，采用硬卷皮成卷或单份装订，?每卷厚度一般不超过?2?厘米或?200?页。当问题单一，文件较少，又不便于 一起归类时，可立薄卷。
（二） 科研、仪器设备、基建等档案，采用科技卷壳。引进设备文件?用卷壳有困难的，可以按自然状态保管?；ㄍ贾嚼锻即笥诰砜堑模允?/span>?风琴式折叠成四号图纸规格，图纸可以不装订。
第七条??跨年度文件材料的组卷。
（一）请示与批复，放在复文年立卷。如果没有复文的，放在请示年?立卷。
（二）跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结，?放在针对的最后一年立卷?？缒甓鹊幕嵋槲?/span>件放在会议开幕年立卷。
（三）回顾及纪念性文件，放在写成年立卷。
第八条??专项类档案（如科研、基建、仪器设备类档案）按课题、项?目、类别、阶段、结构、部件等分别组卷。
第九条??不同保管期限、密级的文件材料，原则上须分别组卷。
第十条??调卷。文件材料经初步组卷后，运用“多则分、少则合?”的?原则，调整定卷。对数量较多的材料可分为数卷，对重要的材料可划分细?一些、组卷薄一些。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第三章?立卷程序
第十一条??卷内文件材料排列顺序。
（一）在不影响文件有机联系的情况下，同一内容的卷内文件可按永?久、定期先后排列。
（二）密不可分的文件材料应依序排列在一起：
1.卷内文件材料排列顺序：按重要程度或时间顺序排列，批复、批示?在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（定稿是指学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后稿件）；转发件在前，被转发件在后；上级机关通知在前，上报材料在后；文字材料在前，?图表在后；其它文件材料按时间顺序排列。
2.基建类文件材料排列顺序：文字材料在前，图表在后。设计施工图?或竣工图按类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构?施工图、水工图、电工图、更改图等。
3.科研类文件材料排列顺序：立题材料、成果材料在前，文字材料在?前，图纸在后（图纸按目录或图号排列）；特殊载体的文件材料在后。
4.仪器设备类文件材料排列顺序：最能反映设备购置概况的文件材料?（申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收合同、索 赔文件等）排在各卷之首，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度，?依次排列。
第十二条??编写页号、件号。根据实际需要，卷内文件应编页号或件?号。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。成卷装订 的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的?填写位置在正面材料非装订线一侧的右上角或背面左上角。页号要求用铅 笔填写。不装订的案卷，应对卷内的每份材料，逐件编号。图表和声像材 料等也应在装具或在声像材料的脊背上，逐件编号。
第十三条??填写卷内文件目录。卷内文件目录置于卷内文件之前，必?须用计算机打印。
（一）顺序号：以卷内年份盒号文件排列先后顺序填写。例20240101
（二）文号：文件制发机关的发文字号。
（三）责任者：该文件的发文部门或署名者。
（四）题名：即文件标题，一般应照实抄录，对文件材料原有题名不?能随便更改和简化。没有题名或题名不能说明文件内容的文件，可自拟标 题（会议记录应概括出主要内容）外加“[ ]”号。
（五）?日期：每份文件的形成时间，以?8?位阿拉伯数字标注年月日。?例：2002.3.10。
（六）页号：填写卷内每份文件的首页号，至本份文件最末页号。
（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。
第十四条??拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案??卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过?50?个汉字。其常用??结构：作者─时间─问题（内容）─名称（文种）。作者一般指卷内文件??主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校?”“上级机关?”?等。名称（文种）应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件??外，不得用“XXX?文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX?来往文书?”。
科研、基建、仪器设备、出版物类档案题名可以是项目的名称代词、?代号及其组件、部件、阶段的代号或名称。
声像材料应用文字标出内容、时间、地点、人物和制作者。?
第十五条??填写案卷封面。
（一）全宗名称：填写“共青科技职业学院”。
（二）类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在?一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
（三）案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。
（四）卷内文件起止日期：卷内文件最前一份的日期至最后一份的日?期。
（五）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。
（六）件、页数：按照案卷内实际的件、页数填写。
（七）密 级：按卷内密级最高的文件材料填写。
第十六条??填写卷内备考表。卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷?情况说明、整理人、检查人、时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水笔填写。
（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁?等情况。若无说明，也应将整理人、检查人的姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
（二）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
（三）检查人：由负责人对案卷质量进行检查后签名。
（四）时间：填写整理完毕的日期。
第十七条??编制档号。各部门整理人将整理完毕的案卷交学校档案馆，?由档案人员按规定统一编制档号。
第十八条??编制案卷目录。装裱好的案卷，经过分类排列和编号以后，?按照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式三份，其中两份报送学校档案?馆。
第十九条??案卷进盒。案卷整理完毕，按档号顺序装盒。
第二十条??编写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作?结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的内容 所作的简介。由立卷部门基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明 一式两份，其中一份报送学校档案馆。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第四章?归?档
第二十一条??各类文件材料立卷归档时间。
（一）党政部门和能按年度归档的单位在次年六月底以前完成立卷归?档工作。
（二）教学单位和能按教学年度归档的部门应在次年十一月前完成立?卷归档工作。
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定?验收后两个月内完成立卷归档工作。
第二十二条??案卷移交。
（一）立卷完成，须经立卷部门档案工作分管领导审查签字。
（二）立卷部门需填写移交目录清册，一式两份。
（三）案卷经检查合格后向档案馆移交。交接双方应办理交接签字手?续。对不符合质量要求的案卷，应由立卷部门重新整理后归档。
- 上一篇：共青科技职业学院电子...
- 下一篇：共青科技职业学院学生...